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Archivo Modelo por Imágenes Digitales de Documentación Financiera
 

Situado en la Dársena F del Puerto de la Ciudad de Buenos Aires, el Archivo General de la Administración Nacional fue creado y construido durante los años 1948 y 1956.

Único edificio en el país construido con el propósito de funcionar como archivo, presenta una superficie cubierta de 14.000 metros cuadrados y dispone de 47.000 metros lineales de estanterías. Tiene atribuciones como Archivo Central, Intermedio e Histórico y como órgano rector y de aplicación de las normativas archivísticas adecuadas para la eficaz gestión de la documentación financiera dentro de la Administración Pública. El archivo cuenta con más de 100 millones de folios que pertenecen a todos los organismos administrativo-financieros del Estado, en donde se encuentra documentación de mediados del Siglo XIX hasta la actualidad. Los Fondos Históricos que conserva en su edificio comprenden las secciones de la Contaduría General de la Nación, series Gastos Generales y Gastos en Personal desde 1864 hasta nuestros días. Incluye también la sección Ministerio de Guerra que contiene las mismas series desde mediados del Siglo XIX hasta aproximadamente 1920.

El archivo es frecuentemente consultado por investigadores nacionales y extranjeros en busca de fuentes tales como las rendiciones de cuentas de los organismos públicos, la Guerra del Paraguay, población de la Patagonia, censos, etc.

Los altos volúmenes físicos de la documentación archivada, sujetos a las tareas de guarda y recuperación para la consulta, generalmente lejanos al lugar de trabajo, hacen lenta y costosa la obtención de la información.

El incremento de las transacciones provocó que el volumen de la documentación recibida fuera superior a la cantidad que podía eliminarse por vencimiento de los plazos de guarda, superando así los espacios físicos disponibles.

El grado de lentitud que implicaba la realización de cualquier consulta por más simple que fuera, hizo necesario pensar una alternativa moderna, a tono con el resto de los cambios estructurales que ya se habían concretado en el ámbito de la Contaduría General de la Nación.

Se dictó una ley que autorizó a este Archivo a digitalizar la documentación financiera. De esta manera se le otorgó a las imágenes reproducidas y almacenadas en soportes ópticos pleno valor jurídico y probatorio.

El procedimiento se inicia cuando los archivos son sometidos a un proceso de digitalización en modernos escaners que digitalizan 100 imágenes por minuto. Se cargan los datos correspondientes a los expedientes a fin de conformar una base de datos relacionados entre imágenes y registros. Este procedimiento permite acceder a todos los cuerpos de un expediente al mismo tiempo. Sentado frente a una computadora y con sólo mover el mouse se puede completar todo el circuito de una operación, evitando de esta manera el funcionamiento largo y tedioso del procedimiento tradicional.

Actualmente el archivo cuenta con 18 puestos de consulta, captura e indización de documentos, conectados a 3 servidores: de base de datos, de imágenes y de comunicaciones.

La digitalización comprende la documentación administrativa de la Contaduría General de la Nación, la guarda y digitalización de la documentación respaldatoria de las transacciones financieras ejecutadas por los organismos de la Administración Pública Nacional (más de 100 instituciones entre Ministerios, Secretarías, Subsecretarias y Servicios Descentralizados) y la conservación y preservación de los fondos históricos pertenecientes a la misma Contaduría. Este organismo está además facultado para atender las consultas del Poder Judicial y los órganos de control del Sector Público.

Antes una causa judicial podía comprender 150 cuerpos o más. Ahora toda esa información se puede reunir en 2 CDs. Con este sistema se pueden hacer copias, impidiendo el extravío de los documentos originales o la alteración de los mismos. No sólo es más práctico, sino que también se agilizan los tiempos en el envío de la documentación a todas las partes, evitando así las pérdidas de las causas judiciales reduciendo así los costos de envío.

Las ventajas de la digitalización son:
• La perdurabilidad de la documentación evitando el manipuleo constante del papel y su consecuente desgaste
• El volumen: menor espacio físico
• La recuperación de la imagen con pleno valor jurídico y probatorio
• La concurrencia de la información en un solo formato
• Simplificación de búsqueda y consulta
• El resguardo y la inalteración de los documentos originales

La digitalización permite el acceso remoto y concomitancia de un mismo documento a nivel local e internacional por medio de la Intranet, la Extranet y la Internet.

La modernización está acompañada por un sistema de conservación y ordenación de la documentación existente, que consiste en un riguroso cuidado de las condiciones ambientales y climáticas del edificio y de las unidades de conservación para todos los tipos de soportes.

Toda esta tecnología se complementa con la capacitación y profesionalismo del personal que opera la documentación.

Reseña Histórica

La reforma del Estado iniciada en 1991 significó la liquidación, transformación o fusión de numerosas dependencias públicas, lo cual derivó en la dispersión de archivos administrativos, muchos de los cuales quedaron en depósitos precarios y carentes de las necesarias condiciones de seguridad.

La Ley Nº 24.156, que comenzó a regir en enero de 1993, contempla la interrelación de las metodologías, normas y procedimientos, a fin de lograr que el aparato administrativo funcione con efectividad, eficiencia y eficacia.
En un esfuerzo impulsado por la Secretaría de Hacienda, se ha desarrollado un sistema informático denominado Sistema Integrado de Información Financiera (SIDIF), en el que se registran todas las operaciones económicas y financieras del Estado.
Ahora bien, para completar este circuito, hacía falta todavía otro paso más: implementar un adecuado tratamiento de la documentación respaldatoria de estas transacciones, soportadas hasta entonces exclusivamente en papel y guardadas en el Archivo General de la Documentación Financiera de la Administración Nacional, organismo dependiente de la Contaduría General de la Nación.
Este Archivo cuenta con más de 100.000.000 de folios pertenecientes a todos los organismos administrativo - financieros del Estado, los que conforman un fondo documental de 47.000 metros. La documentación allí guardada data de mediados del siglo pasado hasta nuestros días.
Tomando en cuenta los altos volúmenes físicos mencionados anteriormente, es fácil imaginar el grado de lentitud que implicaba la realización de cualquier consulta, por más simple que fuera. Se hacía necesario pensar una alternativa moderna, a tono con el resto de los cambios estructurales que ya se habían concretado en el ámbito de la Contaduría General de la Nación.
En respuesta a la necesidad objetiva de contar con información oportuna, pertinente y fidedigna que facilitara la toma de decisiones y el accionar de los órganos de control público, la Secretaría de Hacienda impulsó la creación del Archivo Modelo por Imágenes Digitales de Documentación Financiera (AMIDDF). El mismo fue inaugurado públicamente el 22 de mayo de 1996.

Marco Jurídico

La Ley Nº 24.624, sancionada el 29 de diciembre de 1995, en su Artículo 30, establece que los documentos redactados en primera generación, en soporte electrónico u óptico indeleble a partir de originales de primera generación en cualquier otro soporte, serán considerados originales y poseerán, como consecuencia de ello, pleno valor probatorio en los términos del Artículo 995 y concordantes del Código Civil.
Por su parte, la reglamentación del Artículo 30 de la Ley Nº 24.624 de Presupuesto, aprobada por Decisión Administrativa Nº 43/96 del Jefe de Gabinete de Ministros, establece las normas tendientes a otorgar valor jurídico y probatorio a la documentación existente y a la que se incorpore al archivo, mediante la utilización de una tecnología que garantice la estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad del soporte de guarda físico de la documentación; determina el ámbito de aplicación, la documentación involucrada, los procedimientos a respetar para la reproducción, verificación, registro, anulación y destrucción del soporte papel, como así también las medidas a adoptar con relación a los documentos de propiedad de terceros.

En virtud de esto, queda establecido que:

• El AMIDDF tiene como función específica recibir, ordenar, controlar, clasificar, custodiar, describir y digitalizar los distintos corpus documentales con características de original en soporte papel surgidos de los movimientos de fondos de todos los Servicios Administrativo-Financieros (SAF) del Estado, como así también participar en el establecimiento de los plazos de guarda de dichos documentos.

• Está facultado para atender las consultas del Poder Judicial de la Nación y los Órganos de Control del Sector Público, además de aquellos que realizan los mencionados Servicios Administrativos sobre su propia documentación.

Sistema de Gestión Documental con Procesamiento de Imágenes

La Gestión Documental se sustenta en la ejecución complementaria de dos procesos: la carga de los datos identificatorios de los documentos y la digitalización de las imágenes correspondientes, a los fines de conformar una Base de Datos Relacional entre imágenes y registros.

Las principales ventajas logradas con la implementación de este sistema pueden resumirse en los siguientes puntos:

• Acceso inmediato a la información

• Independencia física de los lugares de guarda

• Concurrencia en la consulta

• Perdurabilidad de la información

• Reducción de espacios físicos

• Portabilidad

• Unificación de la documentación

• Conservación

Además, el edificio del Archivo y el del Ministerio de Economía se encuentran comunicados por medio de un enlace punto a punto, lo cual permite la realización de consultas remotas.

Logros Alcanzados

El volumen de documentación que ya se encuentra digitalizada con valor jurídico supera, en la actualidad, el millón y medio. Asimismo, se posee un volumen equivalente de documentos con valor consultivo, pertenecientes a diferentes corpus, entre los cuales se encuentran, por ejemplo, los Expedientes de Privatizaciones del Estado, para los cuales se definió la no destrucción de los originales.

Respaldados en los múltiples beneficios que se obtienen de la aplicación de la tecnología de imágenes, distintas áreas del Sector Público ya se encuentran utilizándola y otras están en vías de incorporarla.

La Contaduría General de la Nación, en su calidad de Ente Rector, presta colaboración a los Sectores que ya han comenzado a transitar por el camino del cambio y la modernización, proveyendo asistencia en el área informática y brindando asesoramiento en el gerenciamiento de la iniciativa.

 

 

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